Doelgroep

De afspraken en regels die in deze integriteitscode zijn vastgesteld, gelden voor alle medewerkers, bestuursleden en voor iedereen die namens Meditta optreedt (inclusief de leden van de Raad van Commissarissen). Van iedereen verwachten wij dat hij/zij zich conformeert aan deze integriteitscode. Daarom wordt de integriteitscode integraal gepubliceerd op Medittaplein. Onder medewerker wordt verstaan eenieder die – al dan niet tijdelijk – op basis van welke contractvorm en op welke werkplek dan ook werkzaamheden verricht voor Meditta of een van haar werkmaatschappijen.

Inhoud

Voor de uitwerking van deze integriteitscode is als referentiekader de missie van Meditta gebruikt. In feite vormt dit de basis van ons handelen, ook als het om kwesties gaat ten aanzien van onze integriteit. Onze missie luidt als volgt:

Meditta is een organisatie van huisartsen die zich ten doel heeft gesteld ondersteuning te leveren voor kwalitatief goede, veilige, toekomstbestendige en aantrekkelijke eerstelijnsgezondheidszorg. Dat bereiken wij door de aangesloten huisartsen een optimale ondersteuning te bieden op het gebied van facilitaire, medisch inhoudelijke en/of organisatorische zaken.

Integriteit heeft te maken met een besef van normen en waarden, met respect en oog hebben voor de belangen van anderen. Het gaat erom de juiste afweging te maken bij dilemma’s. Integriteit is een persoonlijke eigenschap. We zien onze medewerkers als moreel verantwoordelijke en professionele personen, die zelf van geval tot geval risico’s en kwetsbaarheden kunnen inschatten (je moet je eigen gedrag altijd kunnen/willen uitleggen aan een ander). Daarnaast zijn onze zorginhoudelijke professionals gehouden aan de beroepscodes vanuit de eigen beroepsgroep.

In deze code beperken we ons daarom tot een aantal richtlijnen. De code is vooral een toetsingskader voor het maken van de juiste keuzes.

Waarom een integriteitscode

Meditta is een maatschappelijke onderneming die te maken heeft met verschillende partijen. Patiënten en huisartsen maar ook met leveranciers en overige stakeholders. Als zorgorganisatie hebben we niet alleen een belangrijke maatschappelijke taak, maar werken wij ook met maatschappelijk kapitaal. Hiermee dienen we zorgvuldig, betrouwbaar en transparant om te gaan. Willen we aan de buitenwereld laten zien dat we een professionele en integere organisatie zijn, dan dient volstrekt helder te zijn wat wij hieronder verstaan. Alleen dan kunnen wij ook open, respectvol en eerlijk handelen. Een integriteitscode biedt een kader en geeft duidelijkheid.

Onderdelen integriteitscode

De meest voorkomende onderwerpen die in een integriteitscode aan de orde komen zijn:

Omgang met zakenrelaties
Schenkingen van patiënten
Gebruik van bedrijfsmiddelen en eigendommen
Omgang met collega’s en patiënten
Melden van privé-connecties
Melden van vermeende misstanden
Uitlatingen intern en extern

Hieronder worden deze zes onderwerpen nader toegelicht. Een aantal is verder uitgewerkt in aparte gedragscodes, reglementen of procedures. We volstaan in deze integriteitscode dan met een korte toelichting en verwijzen naar deze documenten.

De volgende documenten van Meditta maken integraal onderdeel uit van de integriteitscode:

Privacyreglement
Gedragscode internet- en e-mail gebruik (cao Huisartsenzorg)
Gedragscode omgaan met privacygevoelige informatie
Klokkenluidersregeling
Melding nevenwerkzaamheden
Personeelsregeling psychosociale arbeidsbelasting
Protocol Disfunctionerende huisarts op de spoedpost
Protocol Agressie en geweld
Inkoopprocedure
Meldprocedure omgangsregels

1. Omgang met zakelijke relaties

Aanvaarden van geschenken

Ten aanzien van het aanvaarden van relatiegeschenken het volgende. Dure geschenken worden niet aangenomen; deze voegen niets toe aan de goede werkrelatie die we met zakenrelaties nastreven. Bovendien schep je verwachtingen. Kleine geschenken mogen worden aanvaard. Bij twijfel dient overleg plaats te vinden met de leidinggevende.

Uitnodigingen voor een lunch, diner of voorstelling worden in dit kader niet aangemerkt als geschenken. Dergelijke uitnodigingen kunnen worden aanvaard wanneer zij zijn te beschouwen als functioneel. Deelname van medewerkers aan studiereizen is in overleg met de naast hogere leidinggevende mogelijk wanneer deelname functioneel is. Tijdens aanbestedingstrajecten met zakenrelaties wordt niet in gegaan op uitnodigingen zoals hierboven vermeld.

Voor zowel het aanvaarden van een klein geschenk, een uitnodiging voor een lunch, diner, voorstelling of studiereis geldt dat dit niet mag leiden tot een (veronderstelde) wederdienst door de ontvangende medewerker. Bij twijfel dient altijd overleg plaats te vinden met de leidinggevende.

Persoonlijk voordeel

De relatie met leveranciers van Meditta wordt niet gebruikt om daar persoonlijk voordeel uit te halen. Privé en zakelijk worden strikt gescheiden gehouden, de rol van opdrachtgever wordt niet “vermengd” met de rol van klant. Medewerkers die in de positie verkeren om in de relatie met bedrijven beslissingen te nemen, mogen privé geen zaken doen met bedrijven waarmee Meditta in onderhandeling is of binnenkort gaat.

Schijn van belangenverstrengeling

Elke schijn van belangenverstrengeling dient voorkomen te worden. Voor de hogere managementfuncties en het middenkader geldt dat zij geen functie bij een concurrent of een bedrijf waarmee Meditta zaken doet mogen bekleden.

Contracten en opdrachtverlening

Het inkopen van goederen en diensten, maar ook opdrachtverlening door Meditta aan derden gebeurt eerlijk, zorgvuldig en transparant zodat we de beste kwaliteit tegen de beste prijs verkrijgen. Meditta kent hiertoe een systeem van functiescheiding (zie hiervoor de ‘Inkoopprocedure’). Contracten worden niet toegekend op basis van persoonlijke voorkeur. Dit geldt ook voor onderhandse aanbestedingen. Het plaatsen van bestellingen en het verstrekken van opdrachten geschiedt altijd schriftelijk.

Fraude

Het Wetboek van Strafrecht stelt frauderen, corruptie en valsheid in geschrifte strafbaar. Het mag duidelijk zijn dat Meditta en haar medewerkers gehouden zijn aan de regels van de wet. Omkopingen en het accepteren van smeergeld is absoluut verboden. Wordt men in die zin benaderd, dan dient onmiddellijk de leidinggevende te worden geïnformeerd, zodat geëigende stappen ondernomen kunnen worden.

3. Gebruik van bedrijfsmiddelen en eigendommen

Het is niet de bedoeling om bedrijfsmiddelen zoals kopieermachines, laptops, pc’s voor privédoeleinden te gebruiken. Tijdens het werk kan de medewerker gebruik maken van e-mail en het internet bezoeken. Het e-mail en internetsysteem wordt aan de werknemers voor zakelijk gebruik ter beschikking gesteld. Gebruik ervan is derhalve verbonden aan taken die voortvloeien uit de functie. Beperkt persoonlijk gebruik van deze systemen is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden of de functievervulling niet schaadt en dit geen verboden gebruik oplevert. Zie hiervoor de ‘Gedragscode internet- en e-mailgebruik’.

4. Omgang met collega’s en patiënten

De omgang met patiënten is vastgelegd in een gedragscode voor medewerkers die integraal onderdeel uitmaakt van de integriteitscode. In deze gedragscode staat eveneens vermeld hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie (zie hiervoor de ‘Omgangsregels medewerkers KAART ze aan’ en het ‘Privacyreglement’).

Omgang met collega’s*

Collega’s van Meditta behandelen elkaar met respect. Informatie over patiënten, relaties of collega’s gebruiken we zorgvuldig en alleen voor het werk. Collega’s worden aangesproken op ongewenst, niet-integer gedrag.

* Met collega’s worden alle medewerkers van Meditta bedoeld; of dit nou een directe collega is, een leidinggevende of een huisarts die dienst doet op de spoedpost.

5. Melden van privé-connecties

Privé-connecties van medewerkers van Meditta mogen geen invloed hebben op een goede invulling van de functie of op onafhankelijkheid of het vertrouwen daarin. Bij privé-connecties gaat het duidelijk om vriendschappen en connecties die verder gaan dan de gebruikelijke persoonlijke werkrelaties en die van invloed kunnen zijn op het functioneren binnen Meditta. De zin van het melden van deze privé-connecties is het voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling.

Hiervoor gelden de volgende gedragsregels:

Privé-connecties van managers, bestuursleden en leden van de Raad van Commissarissen worden gemeld, wanneer er sprake kan zijn van belangenverstrengeling.
De melding vindt plaats aan de Raad van Bestuur. Leden van de Raad van Bestuur melden dit aan de Raad van Commissarissen. Individuele leden van de Raad van Commissarissen informeren de Raad van Commissarissen als geheel.
Bij een melding zal telkens worden bezien of en welke consequenties hieraan verbonden moeten worden.

6. Melden van vermeende misstanden

Van een medewerker die een vermoeden van een misstand heeft, wordt verwacht dat hij/zij de betreffende collega hierover eerst zelf aanspreekt. Is dat moeilijk of gaat het om een delicate kwestie dan dient dit vermoeden te worden gemeld bij de vertrouwenspersoon.

De verstrekte informatie wordt vertrouwelijk en anoniem behandeld. In overleg met klachtencommissie medewerkers wordt vervolgens besloten of en welke maatregelen in de concrete situatie genomen dienen te worden. Mocht er sprake zijn van zeer grote onregelmatigheden of wantoestanden die buiten de reguliere werkprocessen vallen en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevenden overstijgen, dan wordt verwezen naar de klokkenluidersregeling (zie meldprocedure omgangsregels en Klokkenluidersregeling).

7. Uitlatingen intern en extern

Communicatie hoort bij ons dagelijks functioneren. Daarbij dienen we zorgvuldig om te gaan met informatie. Hierbij dienen we de geheimhouding in acht te houden indien het privacy- of bedrijfsgevoelige informatie betreft. Deel informatie voor zover je dit hoort te delen. Bewaak de vertrouwelijkheid van informatie. Gebruik doel gebonden informatie alleen voor het doel waarvoor die is verstrekt. Presenteer informatie objectief en transparant.

In je functie heb je regelmatig contacten met anderen, ook buiten de organisatie. Het maakt verschil of je als privé-persoon of vanuit je functie communiceert. Als medewerker ben je werkzaam voor de organisatie Meditta en in de uitoefening van je functie ben je een vertegenwoordiger van het bedrijf. Realiseer je dus altijd dat je als medewerker in functie spreekt namens de organisatie en niet als privé-persoon of medewerker met een persoonlijke mening. Je moet voorzichtig zijn in het openlijk ventileren van persoonlijke opvattingen en kunt dus niet zomaar alles zeggen, schrijven, liken/delen of twitteren. Dit geldt ook voor het plaatsen van foto’s en afbeeldingen. Communiceer op fatsoenlijke en respectvolle wijze. Doe geen uitlatingen die schadelijk kunnen zijn voor jouw functioneren, of voor het functioneren van de organisatie (zie hiervoor de ‘Omgangsregels medewerkers KAART ze aan’ en het ‘Privacyreglement’).

Achtergrondinformatie

Voorliggende code is in 2021 opgesteld en besproken binnen het overleg van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur heeft de code vastgesteld. Vervolgens is deze ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen en zal ter informatie toegezonden worden aan de cliëntenraad en de ondernemingsraad.

Evaluatie

Deze richtlijn wordt iedere 3 jaar geëvalueerd. De eerstvolgende evaluatie vindt plaats in oktober 2024. Opmerkingen kunt u doorgeven aan kwaliteit@meditta.nl.

Versie

Integriteitscode Meditta, uitgiftedatum: november 2022

Integriteitscode

Deze integriteitscode is het toetsingskader voor het maken van de juiste keuzes in verschillende werksituaties en dient als basis voor de Meditta omgangsregels.